Manual de Usuario¶

El Sistema de Inventario es una aplicación web utilizada para el manejo y control de las herramientas y materiales de trabajo disponibles en almacén. Asimismo, dicho sistema permite la realización de solicitudes de compra y adquisiciones en caso la Institución no cuente con los componentes deseados.

Definiciones¶

• Items: son bienes que pertenecen a la Institución y su adecuado uso no implica el consumo definitivo de los mismos.

• Items Fungibles: son bienes cuyo uso implica el consumo de los mismos.

• Solicitud de Compra: es el pedido que se realiza cuando items fungibles o no fungibles no se encuentran dentro de las instalaciones del ROJ.

• Órden de Compra: Una vez evaluada y aprobada la solicitud de compra se procede a realizar las "Órden de Compra"

• BOM (Bill of Materials): "Lista de Materiales", conjunto de fungibles.

Diagramas de Flujo¶

Proceso Completo¶

Proceso de Solicitud de Compra¶

Proceso de Orden de Compra¶

Funcionalidades¶

* Búsqueda de Items.¶

• Al ingresar a la web del Sistema de Inventario y Compras (home), seleccionar la pestaña "Buscar" o el Link "Buscar".
  

• Ingresar nombre o código de item a buscar y seleccionar opciones de filtro si es necesario. Por último hacer "click" en "Enviar"
  

* Creación de Solicitudes de Compra.¶

• (SOLICITANTE) Para crear una Solicitud o Requerimiento de Compra, se debe hacer click en la pestaña "Compras".
  

• Se mostrará la lista de todas las Solicitudes o Requerimientos de Compra por default. Si se desea crear un nuevo requerimiento, se hace click en 'Crear nueva solicitud'
  

• Se debe llenar el siguiente formulario para crear el requerimiento de compra. Una vez realizado, hacer click en "Enviar"
  

• Si en un mismo día se desea realizar más de una solicitud de compra de una misma Área, entonces se añade un número al final del formato. Ejemplo: "23Sept2016_1 IDI". Una vez creada, la Solicitud de Compra presenta la siguiente vista:
  

• En el "Panel de Estados de Solicitud de Compra" se debe marcar "Marcar como Enviar a Manager para aprobación" para enviar un correo al jefe de área.
  

• (JEFE DE ÁREA) Si el jefe de Área aprueba la solicitud de compra, debe marcar "Aprobado" en la lista de solicitudes.
  

• (ÁREA DE COMPRAS) El área de compras recibe un correo con la solicitud de compra y debe hacer click en "Cotizando" que representa que el requerimiento está siendo atendido.
  

• Detalles de la Solicitud: Aquí se encuentra el nombre de la solicitud, el usuario solicitante, el jefe de Área (tomado del Centro de Costos seleccionado anteriormente) quien aprueba la solicitud, la fecha requerida, links para descargar el documento, presupuesto estimado, Centro de costos, formulario 'Notas' y la lista de Órdenes relacionadas con la presente Solicitud de compra.

  Asimismo, el usuario puede agregar cotizaciones a su solicitud. Se encuentra esta opción debajo de la lista de las Órdenes relaciones con la Solicitud de Compra.
  

  • Panel de Acciones: Dentro de este panel tenemos 'Editar solicitud'. Esta acción permite realizar alguna modificación a los detalles de la solicitud de compra. Ejemplo: Hay algunas áreas que presentan 2 Jefes; entonces, haciedo click en "Editar solicitud", se puede cambiar el jefe de área con el campo "Jefe de Área"

* Creación de Órdenes de Compra¶

• (ÁREA DE COMPRAS) Para crear una nueva Orden de compra se debe ingresar a la Solicitud (Requerimiento) de Compra que estará relacionada a dicha nueva Orden de compra.

• En el panel de Acciones, se selecciona "Asistente para orden de Compra":
  

• En la vista de "Asistente para orden de Compra" se debe seleccionar el Proveedor (haciendo "click" en la lista) y los items a comprar (haciendo "click" en los "checkboxes"). Si en caso no se encuentra el Proveedor en la base de datos, este debe ser ingresado haciendo "click" en el "ícono del camión". Por último, se hace "click" en "Grabar" para generar la orden de compra.
  

• Una vez creada la orden, se debe enviar al Jefe de Área para aprobación.
  

• (JEFE DE ÁREA) Si el Jefe de Área aprueba la orden, debe hacer "click" en "Aprobado por Manager".
  

• (DIRECCIÓN) Si el Área de Dirección aprueba la orden, debe hacer "click" en "Aprobado por Dirección". En esta fase, ya está disponible el formato de impresión de la orden de compra.
  

• (ÁREA DE COMPRAS) Si el Área de Compras ya envió la orden al proveedor y solo se está esperando a la llegada de los productos, se debe hacer "click" en "Orden Enviada".
  

• (ÁREA DE ALMACÉN) Si todos los compontes de una orden de compra ya llegaron a almacén y el stock de inventario está actualizado, el Área de Almacén debe marcar el estado "En Almacén". Se enviará automáticamente un mail al Solicitante y al Jefe de Área indicando que los componentes ya se encuentran listos para ser entregados.
  

Al llegar a este paso, la orden de compra se "cierra" automáticamente, y si todas las órdenes de una misma solicitud o requerimiento de compra están cerradas, entonces el requerimiento de compra se cierra automáticamente.

Para transferir items a stock:

* Agregar Fungibles a la Solicitud de Compra¶

Para agregar fungibles a una solicitud (requerimiento) de compra, se debe ingresar a la solicitud en cuestión y dirigirse a la parte inferior de la misma hasta llegar a la sección "Agregar un Nuevo Fungible". Aquí se debe llenar el formulario, luego "Enviar" y automáticamente se agregará el fungible a la solicitud.

La lista de fungibles agregados se encuentra en la parte inferior de la solicitud de compra.

* Agregar Items o Activos a la Solicitud de Compra¶

Para agregar items o activos a una solicitud (requerimiento) de compra, se debe ingresar a la solicitud en cuestión y dirigirse al Panel de Acciones y seleccionar "Agregar un nuevo item".

Aquí se debe llenar el formulario, luego "Enviar" y automáticamente se agregará el item a la solicitud.

La lista de items agregados se encuentra en la parte inferior de la solicitud de compra junto con los fungibles comprados.

* Creación de Items¶

* Creación de Items Fungibles¶

La creación de Fungibles debe realizarse después de corroborarse la inexistencia de dicho artículo en la base de datos del sistema.

Para crear ingresar a la pestaña de "Activos":

Por default se mostrará la lista de activos de la empresa. Para visualizar los fungibles, se debe hacer click en "Ver todos los fungibles". A continuación, hacer click en "Crear nuevo fungible"

Llenar el formulario y dar click en "Enviar":